Sekretariats­medarbejder

Har du erfaring med administration og koordinering i en større organisation, hvor mange forskellige indsatsområder skaber en levende hverdag? Får du tingene til at ske? Så kan du måske se dig selv i rollen som sekretariatsmedarbejder på Designmuseum Danmark?

Vi søger en ny kollega, der vil være med til at gøre en forskel i mødet med hele Danmarks designmuseum. Dig, der kan understøtte museets og direktionens daglige virke og trives med variation i arbejdsdagen. Dine arbejdsopgaver består af en blanding af sekretariats-, økonomi-, HR-, logistik- og øvrige sekretariatsopgaver. Stillingen kræver admini­stra­tivt flair, mod på systemer og ev­ner til at samarbejde på tværs af museet.

I praksis bliver det bl.a. dig, der:

• kalenderstyrer, mødeplanlægger, skaber struktur og understøtter direktionens hverdag
• besvarer henvendelser på museets hovednummer og koordinerer svar og opfølgning på mange platforme, telefon, mail mv.
• varetager arkivering, udvalgsarbejde, bestillinger og opfølgning
• administrerer forskellige systemer inden for vagtplan, invitationslister, tidsregistrering og fakturering samt booking og afvikling af arrangementer
• supporter ifm. HR-opgaver (fx ift. rekruttering og on-boarding af nye medarbejdere)
• håndterer de mange forskellige ad hoc-opgaver, der dukker op i en dynamisk hverdag

Du er god til at skabe relationer
Du bliver en central go-to-person, får en bred kontaktflade i hverdagen og mestrer solide relationelle kompetencer. Derudover er det centralt, at du befinder dig godt i en omskiftelig hverdag, er god til at prioritere dine opgaver og sætter en ære i at være på forkant og understøtte især museumsdirektørens samt den øvrige direktions hverdag.

Du har erfaring fra et tilsvarende job. Du har erfaring med forskellige IT-systemer (Mailchimp, Excel, Office-pakken m.m.). Og så er du god til at kommunikere med mange, direkte og tillidsvækkende – både mundtligt og på skrift. Stillingen er forankret i vores administrative enhed, hvor du refererer til Økonomichefen og samarbejder tæt bl.a. med museets direktør og vicedirektør.

Din profil
Du har en relevant administrativuddannelse eller er kontor­ud­dan­net med efter- og videreuddannelse (fx diplomuddannelse). Derudover har du solid erfaring fra tid­ligere an­sæt­telser inden for sekretariat (HR), administration og evt. økonomi.

Vi tilbyder
At du kan sætte dit gode præg på en ny, central sekretariatsenhed, hvor vi er ambitiøse på museets og opgavens vegne – og sætter pris på en let og uhøjtidelig stemning. Vi kan love et spændende og afvekslende arbejde med gode muligheder for udvikling – og mulighed for at udfolde den allerbedste service.

Din arbejdsdag er i tæt samspil med direktionen, løn- og økonomiteam og interessenter på tværs af enheder og organisatoriske niveauer, der vil give dig et unikt indblik i et museum, der har en helt særlig rolle i det danske museums- og designfelt. Vi ser fleksibilitet som en gensidig interesse, hvor vi sammen har fokus på trivsel, opgaveløsning og vores mange interessenter og gæsters behov.

Løn og ansættelsesvilkår
Efter kvalifikationer og i henhold til Industriens Funktionæroverenskomst.

Om Designmuseum Danmark
Designmuseum Danmark er landets nationale museum for design og kunsthåndværk og en fuldt integreret ABM-institution. Museet har samlinger fra Vesten, der tidsmæssigt strækker sig fra renæssancen til vor tid, og dertil kommer betydelige samlinger fra især Kina og Japan. Museet er i juni 2022 genåbnet efter to års nedlukning, hvor vi har renoveret og restaureret vores historiske, fredede museumsbygning og skabt helt nye udstillinger. Centralt står store forskningsbaserede udstillinger, en dynamisk udstillingspraksis, hvor den righoldige samling i højere grad kommer i spil i skiftende udstillinger og et ønske om at nå ud til et bredere publikum med vedkommende og engagerende udstillinger og aktiviteter. Vi oplever en stigende interesse for vores fagområde, nationalt og internationalt, og vi ønsker fortsat at nytænke og udvikle museets vigtige rolle i den brede samfundsudvikling. En nøgle til dette er den tætte sammenhæng mellem vores tre ben: Arkiv, Bibliotek og Museum.